PRIVAATHEIDSBELEID

1. Doel

Hierdie beleid verduidelik hoe persoonlike inligting in verband met die professionele DB2-platform verwerk word. Dit raak veral die persone wat ’n rekening skep, ’n intekening bestuur, die platform gebruik of ondersteuning versoek.

2. Identiteit en rol van IXO ELECTRONIQUE SAS

IXO ELECTRONIQUE, ZAT de Marticot, 33610 Cestas, Frankryk, RCS Bordeaux 401 566 617, is die verantwoordelike party vir die verwerking wat nodig is vir die bestuur van die platform, rekeninge, intekeninge, betalings, ondersteuningsversoeke en sekuriteit.

Vir die data in die toetsresultate wat haar professionele kliënte in DB2 laat verwerk, tree IXO ELECTRONIQUE, wanneer sulke data persoonlik is, in beginsel op as verwerker namens die kliënt, wat die doeleindes en gebruik daarvan bepaal. Die verpligtinge van die partye in hierdie verband word in hul kontraktuele verwerkersbepalings uiteengesit.

Kontak vir databeskerming: info@ixoelectronique.fr.

3. Kategorieë verwerkte data

Afhangend van die funksies wat gebruik word, kan DB2 die volgende verwerk:

• data oor gebruikers: identiteit, besigheidskontakbesonderhede, maatskappy, rekeningbesonderhede, toegangsregte en verwante instellings;
• kommersiële bestuursdata: gekose plan, aantal toetsers, intekendatums, bestel-, faktuur- en betalingsinligting;
• tegniese data: IP-adresse, verbindingsinligting, sekuriteitsgebeure en logs wat nodig is om die platform te administreer;
• battery-toetsresultate: identifikasie van die toetser, datums, metings, verslae en bykomende inligting wat deur gebruikers ingevoer is, wat voertuigidentifiseerders of ander moontlik persoonlike inligting kan insluit.

Die resultate kom veral van die boodskappe wat deur die BMIS-diens van Midtronics gestuur word of van inligting wat deur gebruikers bygevoeg is. Midtronics bly verantwoordelik vir haar eie verwerking, onder die voorwaardes wat op haar van toepassing is.

4. Doeleindes en regsgronde

Die data word gebruik om:

• rekeninge te skep en te bestuur, die funksies waarop ingeteken is te lewer en intekeninge te administreer (uitvoering van die kontrak, of regmatige belang van IXO ELECTRONIQUE wanneer die gebruiker namens ’n onderneming optree);
• faktuurdokumente uit te reik en aan rekeningkundige en belastingverpligtinge te voldoen (wetlike verpligting);
• ondersteuningsversoeke te beantwoord en die kontinuïteit van die kliënteverhouding te verseker (uitvoering van die kontrak of regmatige belang);
• toegang te beveilig, misbruik te voorkom en voorvalle te diagnoseer (regmatige belang om die diens en sy gebruikers te beskerm);
• die toetsresultate te huisves, te orden en beskikbaar te stel volgens die instruksies en magtigings van die professionele kliënt (verwerking namens die kliënt as verantwoordelike party, wanneer sulke data persoonlik is).

DB2 is nie bedoel om kliënte se toetsdata vir advertensiedoeleindes te gebruik of dit te verkoop nie.

5. Toegang en ontvangers

Die inligting is, volgens die toepaslike magtigings, toeganklik vir die kliënt se gemagtigde gebruikers en vir die persone wat met die bedryf en ondersteuning van DB2 belas is, binne die perke van hul take. Toesigfunksies gee slegs toegang tot data binne die gemagtigde omvang. Toetsresultate wat deur ’n gebruiker behaal is, bly toeganklik vir die eienaar van sy groep en vir die hoërvlak-administrateurs, ook nadat sy rekening uitgevee is.

Die data kan ook verwerk word deur die tegniese diensverskaffers wat vir die diens nodig is, veral Infomaniak Network SA vir die gasheerdiens, asook deur rekeningkundige diensverskaffers of owerhede wanneer die wet dit vereis. Sulke toegang is onderhewig aan die toepaslike verpligtinge.

6. Gasheerdiens en internasionale oordragte

DB2 word aangebied deur Infomaniak Network SA, ’n maatskappy gevestig in Switserland. Switserland geniet ’n toereikendheidsbesluit van die Europese Kommissie oor databeskerming.

Die ligging van die tegniese verwerking, rugsteun en enige bykomende dienste hang af van die dienste wat werklik gebruik word. Enige ander oordrag van persoonlike inligting buite die Europese Ekonomiese Gebied is, waar van toepassing, onderhewig aan ’n beskermingsmeganisme wat aan die AVBR (GDPR) voldoen.

7. Bewaringstydperke

Rekening- en intekeninligting word bewaar vir die duur van die kontraktuele verhouding en daarna vir die tyd wat nodig is om versoeke te hanteer, aan wetlike verpligtinge te voldoen en die regte van IXO ELECTRONIQUE te verdedig. Rekeningkundige dokumente word vir die toepaslike wetlike tydperk bewaar, in beginsel tien jaar.

Toetsresultate word in DB2 bewaar, ook ná die uitvee van die rekening wat dit behaal het, en bly toeganklik volgens die regte van gemagtigde rekeninge, veral die groepeienaar en die hoërvlak-administrateurs. Hul uitwissing word gereël volgens die kontraktuele voorwaardes en die toepaslike wetlike verpligtinge.

’n Rekening wat deur sy gebruiker uitgevee is, word 8 dae lank bewaar sodat dit herwin kan word. Aan die einde van hierdie tydperk is die rekening permanent gesluit: die wagwoord, foto, sessies, toegangstekens en gekoppelde toestelle word uitgevee. Die naam en e-posadres bly gekoppel aan die toetsresultate wat deur die rekening deurgegee is om hul naspeurbaarheid te verseker, op grond van die wettige belang van die kliëntemaatskappy en van IXO ELECTRONIQUE; faktureringsinligting word vir die wetlike tydperk bewaar.

Tegniese logs en rugsteun word vir beperkte tydperke bewaar, bepaal volgens die behoeftes van sekuriteit, onderhoud en herstel, en daarna volgens die toepaslike tegniese prosedures uitgewis.

8. Sekuriteit

IXO ELECTRONIQUE SAS tref tegniese en organisatoriese maatreëls wat by die risiko’s pas om die data te beskerm, veral deur die bestuur van magtigings, die beveiliging van toegang en onderhoudswerk. In geval van ’n voorval met persoonlike inligting word die kennisgewings- en inligtingsverpligtinge van die AVBR (GDPR) nagekom wanneer dit vereis word.

9. Regte van betrokkenes

Onder die voorwaardes van die AVBR (GDPR) kan betrokkenes toegang tot hul data, die regstelling of uitwissing daarvan en die beperking van die verwerking daarvan versoek en, na gelang van die geval, beswaar maak teen die verwerking of hul reg op oordraagbaarheid uitoefen.

Die uitvee van die rekening vanuit die profiel geld as ’n versoek om uitwissing van die persoonlike data van die rekening. Dit word uitgevoer aan die einde van die herwinningstydperk van 8 dae, onder die voorwaardes wat in afdeling 7 beskryf word; die toetsresultate, asook die naam en e-posadres wat hul oorsprong aandui, word op grond van wettige belang bewaar.

Vir die verwerking waarvoor IXO ELECTRONIQUE verantwoordelik is, kan versoeke na info@ixoelectronique.fr of per pos na die geregistreerde kantoor gestuur word. ’n Antwoord word binne die wetlike tydperke gegee. Indien daar redelike twyfel oor die identiteit van die versoeker bestaan, kan ’n eweredige verifikasie gevra word.

Wanneer die inligting toetsresultate betref wat namens ’n kliëntonderneming verwerk word, word betrokkenes versoek om hulle eers tot daardie onderneming, as verantwoordelike party, te wend. IXO ELECTRONIQUE help dit onder die voorwaardes van die AVBR (GDPR).

Enigiemand kan ook ’n klagte indien by die Franse databeskermingsowerheid, die Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL), veral op https://www.cnil.fr.

10. Koekies

DB2 gebruik slegs koekies wat streng nodig is vir die werking van die platform en die lewering van die diens wat die gebruiker versoek. Hierdie koekies maak dit moontlik om:

• die gebruiker se sessie ná aanmelding te behou (sessiekoekie);
• die gebruiker aangemeld te hou wanneer hy die opsie “Onthou my” merk;
• vorms teen bedrieglike versoeke te beskerm (sekuriteitsteken);
• gedurende die sessie werkingskeuses, soos die vertoontaal, te bewaar.

Hierdie koekies word deur DB2 self geplaas. DB2 gebruik geen koekies of spoorsnyers vir advertensies, gehoormeting, statistiek, profilering of sosiale media nie. Die inligting in hierdie koekies word nie verkoop, verhuur of aan derdes oorgedra nie.

Ingevolge artikel 82 van die Franse wet nr. 78-17 van 6 Januarie 1978 oor inligtingstegnologie, lêers en vryhede vereis hierdie koekies, wat streng nodig is vir die diens wat die gebruiker uitdruklik versoek, nie sy vooraf toestemming nie. Die sessiekoekie verval ná ’n tydperk van onaktiwiteit; die koekie “Onthou my” word by afmelding uitgevee en in elk geval wanneer sy geldigheidstydperk verstryk.

Die gebruiker kan hierdie koekies te eniger tyd deur die instellings van sy blaaier uitvee of blokkeer. In daardie geval kan aanmelding by DB2 en sommige funksies moontlik nie meer behoorlik werk nie.

Indien DB2 ander koekies of spoorsnyers sou gebruik wat nie streng nodig is nie, sou dit eers geplaas word nadat die gebruiker ingelig is en sy vooraf toestemming gegee het, en hierdie beleid sou dienooreenkomstig bygewerk word.

11. Bywerking van die beleid

Hierdie beleid kan gewysig word om ontwikkelings van die diens of die regulasies in ag te neem. Die geldende weergawe is op DB2 beskikbaar. Enige wesenlike verandering aan die verwerking word onder die toepaslike voorwaardes onder die aandag van die betrokkenes gebring.