POLITYKA PRYWATNOŚCI

1. Przedmiot

Niniejsza polityka wyjaśnia, w jaki sposób przetwarzane są dane osobowe w ramach profesjonalnej platformy DB2. Dotyczy w szczególności osób, które zakładają konto, zarządzają subskrypcją, korzystają z platformy lub zwracają się o pomoc.

2. Tożsamość i rola IXO ELECTRONIQUE SAS

IXO ELECTRONIQUE, ZAT de Marticot, 33610 Cestas, Francja, RCS Bordeaux 401 566 617, jest administratorem przetwarzania niezbędnego do zarządzania platformą, kontami, subskrypcjami, płatnościami, zgłoszeniami do pomocy technicznej i bezpieczeństwem.

W odniesieniu do danych zawartych w wynikach testów, które jej klienci biznesowi decydują się przetwarzać w DB2, IXO ELECTRONIQUE działa, jeżeli dane te są danymi osobowymi, co do zasady jako podmiot przetwarzający w imieniu klienta, który określa cele i sposoby ich wykorzystania. Obowiązki stron w tym zakresie określają ich umowne postanowienia o powierzeniu przetwarzania.

Kontakt w sprawie ochrony danych: info@ixoelectronique.fr.

3. Kategorie przetwarzanych danych

W zależności od używanych funkcji DB2 może przetwarzać:

• dane dotyczące użytkowników: tożsamość, służbowe dane kontaktowe, firma, dane logowania, prawa dostępu i powiązane ustawienia;
• dane dotyczące obsługi handlowej: wybrany plan, liczba testerów, daty subskrypcji, informacje o zamówieniu, fakturowaniu i płatności;
• dane techniczne: adresy IP, informacje o połączeniach, zdarzenia związane z bezpieczeństwem i logi niezbędne do administrowania platformą;
• wyniki testów akumulatorów: identyfikacja testera, daty, pomiary, raporty i informacje dodatkowe wprowadzone przez użytkowników, które mogą obejmować identyfikatory pojazdów lub inne informacje mogące stanowić dane osobowe.

Wyniki pochodzą w szczególności z wiadomości przesyłanych przez usługę BMIS firmy Midtronics lub z informacji dodanych przez użytkowników. Midtronics pozostaje odpowiedzialna za własne przetwarzanie, na warunkach, które jej dotyczą.

4. Cele i podstawy prawne

Dane są wykorzystywane w celu:

• zakładania kont i zarządzania nimi, udostępniania subskrybowanych funkcji i administrowania subskrypcjami (wykonanie umowy lub prawnie uzasadniony interes IXO ELECTRONIQUE, gdy użytkownik działa w imieniu przedsiębiorstwa);
• wystawiania dokumentów rozliczeniowych i wypełniania obowiązków rachunkowych i podatkowych (obowiązek prawny);
• odpowiadania na zgłoszenia do pomocy technicznej i zapewnienia ciągłości relacji z klientem (wykonanie umowy lub prawnie uzasadniony interes);
• zabezpieczania dostępu, zapobiegania nadużyciom i diagnozowania incydentów (prawnie uzasadniony interes w ochronie usługi i jej użytkowników);
• przechowywania, porządkowania i udostępniania wyników testów zgodnie z instrukcjami i upoważnieniami klienta biznesowego (przetwarzanie w imieniu klienta jako administratora, jeżeli dane te są danymi osobowymi).

DB2 nie ma na celu wykorzystywania danych z testów klientów do celów reklamowych ani ich sprzedaży.

5. Dostęp i odbiorcy

Informacje są dostępne, zgodnie z obowiązującymi uprawnieniami, dla upoważnionych użytkowników klienta oraz osób odpowiedzialnych za obsługę i wsparcie DB2, w granicach ich zadań. Funkcje nadzoru dają dostęp wyłącznie do danych mieszczących się w dozwolonym zakresie. Wyniki testów wykonanych przez użytkownika pozostają dostępne dla właściciela jego grupy i administratorów wyższego szczebla, także po usunięciu jego konta.

Dane mogą być również przetwarzane przez dostawców technicznych niezbędnych do świadczenia usługi, w szczególności Infomaniak Network SA w zakresie hostingu, a także przez dostawców usług księgowych lub organy, gdy wymaga tego prawo. Dostęp ten podlega obowiązującym wymogom.

6. Hosting i międzynarodowe przekazywanie danych

DB2 jest hostowana przez Infomaniak Network SA, przedsiębiorstwo z siedzibą w Szwajcarii. W odniesieniu do Szwajcarii obowiązuje decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony danych.

Lokalizacja przetwarzania technicznego, kopii zapasowych i ewentualnych usług dodatkowych zależy od faktycznie wykorzystywanych usług. Wszelkie inne przekazywanie danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy podlega, w stosownych przypadkach, mechanizmowi ochrony zgodnemu z RODO.

7. Okresy przechowywania

Dane dotyczące konta i subskrypcji są przechowywane przez czas trwania relacji umownej, a następnie przez okres niezbędny do obsługi zgłoszeń, wypełnienia obowiązków prawnych i obrony praw IXO ELECTRONIQUE. Dokumenty księgowe są przechowywane przez obowiązujący okres ustawowy, co do zasady dziesięć lat.

Wyniki testów są przechowywane w DB2, także po usunięciu konta, za pomocą którego je wykonano, i pozostają dostępne zgodnie z uprawnieniami upoważnionych kont, w szczególności właściciela grupy i administratorów wyższego szczebla. Ich usunięcie odbywa się zgodnie z warunkami umownymi i obowiązującymi obowiązkami prawnymi.

Konto usunięte przez użytkownika jest przechowywane przez 8 dni, aby można je było przywrócić. Po upływie tego terminu konto zostaje definitywnie zamknięte: hasło, zdjęcie, sesje, tokeny dostępu i powiązane urządzenia są usuwane. Imię i nazwisko oraz adres e-mail pozostają powiązane z wynikami testów przesłanymi przez konto w celu zapewnienia możliwości ich prześledzenia, na podstawie prawnie uzasadnionego interesu firmy-klienta i IXO ELECTRONIQUE; dane rozliczeniowe są przechowywane przez okres ustawowy.

Logi techniczne i kopie zapasowe są przechowywane przez ograniczony czas, określony w zależności od potrzeb bezpieczeństwa, konserwacji i odtwarzania, a następnie usuwane zgodnie z obowiązującymi procedurami technicznymi.

8. Bezpieczeństwo

IXO ELECTRONIQUE SAS stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka w celu ochrony danych, w szczególności poprzez zarządzanie uprawnieniami, zabezpieczenie dostępu i prace konserwacyjne. W przypadku incydentu dotyczącego danych osobowych wypełniane są obowiązki zgłoszenia i informowania przewidziane w RODO, gdy są wymagane.

9. Prawa osób, których dane dotyczą

Na warunkach przewidzianych w RODO osoby, których dane dotyczą, mogą żądać dostępu do swoich danych, ich sprostowania lub usunięcia, ograniczenia ich przetwarzania oraz, w zależności od przypadku, wnieść sprzeciw wobec przetwarzania lub skorzystać z prawa do przenoszenia danych.

Usunięcie konta z poziomu profilu jest równoznaczne z żądaniem usunięcia danych osobowych konta. Następuje ono po upływie 8-dniowego terminu przywracania, na warunkach opisanych w sekcji 7; wyniki testów oraz imię i nazwisko i adres e-mail wskazujące ich pochodzenie są zachowywane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu.

W przypadku przetwarzania, którego administratorem jest IXO ELECTRONIQUE, żądania można kierować na adres info@ixoelectronique.fr lub pocztą do siedziby spółki. Odpowiedź jest udzielana w terminach ustawowych. W razie uzasadnionych wątpliwości co do tożsamości osoby składającej żądanie można poprosić o proporcjonalną weryfikację.

Jeżeli informacje dotyczą wyników testów przetwarzanych w imieniu przedsiębiorstwa będącego klientem, osoby, których dane dotyczą, proszone są o zwracanie się w pierwszej kolejności do tego przedsiębiorstwa jako administratora. IXO ELECTRONIQUE udziela mu wsparcia na warunkach przewidzianych w RODO.

Każdy może również wnieść skargę do francuskiego organu ochrony danych, Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL), w szczególności za pośrednictwem https://www.cnil.fr.

10. Pliki cookie

DB2 używa wyłącznie plików cookie ściśle niezbędnych do działania platformy i świadczenia usługi, o którą prosi użytkownik. Te pliki cookie umożliwiają:

• utrzymanie sesji użytkownika po zalogowaniu (plik cookie sesji);
• utrzymanie zalogowania użytkownika, gdy zaznaczy opcję „Zapamiętaj mnie”;
• ochronę formularzy przed nieuczciwymi żądaniami (token bezpieczeństwa);
• zachowanie w trakcie sesji ustawień działania, takich jak język wyświetlania.

Te pliki cookie są zapisywane przez samą DB2. DB2 nie używa żadnych plików cookie ani narzędzi śledzących do celów reklamowych, pomiaru oglądalności, statystyk, profilowania ani mediów społecznościowych. Informacje zawarte w tych plikach cookie nie są sprzedawane, wynajmowane ani przekazywane osobom trzecim.

Zgodnie z artykułem 82 francuskiej ustawy nr 78-17 z dnia 6 stycznia 1978 r. o informatyce, zbiorach danych i wolnościach te pliki cookie, jako ściśle niezbędne do świadczenia usługi, o którą wyraźnie prosi użytkownik, nie wymagają jego uprzedniej zgody. Plik cookie sesji wygasa po okresie bezczynności; plik cookie „Zapamiętaj mnie” jest usuwany przy wylogowaniu, a w każdym razie po upływie okresu jego ważności.

Użytkownik może w każdej chwili usunąć lub zablokować te pliki cookie w ustawieniach swojej przeglądarki. W takim przypadku logowanie do DB2 i niektóre funkcje mogą przestać działać prawidłowo.

Jeżeli DB2 zaczęłaby używać innych plików cookie lub narzędzi śledzących, które nie są ściśle niezbędne, byłyby one zapisywane dopiero po poinformowaniu użytkownika i uzyskaniu jego uprzedniej zgody, a niniejsza polityka zostałaby odpowiednio zaktualizowana.

11. Aktualizacja polityki

Niniejsza polityka może zostać zmieniona w celu uwzględnienia zmian usługi lub przepisów. Obowiązująca wersja jest dostępna w DB2. O każdej istotnej zmianie dotyczącej przetwarzania osoby, których dane dotyczą, są informowane na obowiązujących warunkach.