TIETOSUOJASELOSTE

1. Tarkoitus

Tässä selosteessa kerrotaan, miten henkilötietoja käsitellään ammattikäyttöön tarkoitetun DB2-alustan yhteydessä. Se koskee erityisesti henkilöitä, jotka luovat tilin, hallinnoivat tilausta, käyttävät alustaa tai pyytävät tukea.

2. IXO ELECTRONIQUE SAS:n henkilöllisyys ja rooli

IXO ELECTRONIQUE, ZAT de Marticot, 33610 Cestas, Ranska, RCS Bordeaux 401 566 617, on rekisterinpitäjä niiden käsittelyjen osalta, jotka ovat tarpeen alustan, tilien, tilausten, maksujen, tukipyyntöjen ja turvallisuuden hallinnoimiseksi.

Niiden tietojen osalta, jotka sisältyvät testituloksiin, joita sen ammattiasiakkaat päättävät käsitellä DB2:ssa, IXO ELECTRONIQUE toimii, kun tiedot ovat henkilötietoja, lähtökohtaisesti henkilötietojen käsittelijänä asiakkaan lukuun, ja asiakas määrittää niiden käyttötarkoitukset ja käytön. Osapuolten velvollisuudet tältä osin määritellään niiden sopimukseen perustuvissa käsittelyehdoissa.

Tietosuojaan liittyvä yhteystieto: info@ixoelectronique.fr.

3. Käsiteltävien tietojen ryhmät

Käytettävistä toiminnoista riippuen DB2 voi käsitellä:

• käyttäjiä koskevia tietoja: henkilöllisyys, työyhteystiedot, yritys, tilin tunnistetiedot, käyttöoikeudet ja niihin liittyvät asetukset;
• kaupallisen hallinnon tietoja: valittu paketti, testereiden määrä, tilauksen päivämäärät, tilaus-, laskutus- ja maksutiedot;
• teknisiä tietoja: IP-osoitteet, yhteystiedot, tietoturvatapahtumat ja alustan hallinnoinnissa tarvittavat lokit;
• akkutestien tuloksia: testerin tunniste, päivämäärät, mittaukset, raportit ja käyttäjien syöttämät lisätiedot, jotka voivat sisältää ajoneuvojen tunnisteita tai muita tietoja, jotka voivat olla henkilötietoja.

Tulokset ovat peräisin erityisesti Midtronicsin BMIS-palvelun välittämistä viesteistä tai käyttäjien lisäämistä tiedoista. Midtronics vastaa edelleen omista käsittelyistään sitä koskevin ehdoin.

4. Käyttötarkoitukset ja oikeusperusteet

Tietoja käytetään seuraaviin tarkoituksiin:

• tilien luominen ja hallinnointi, tilattujen toimintojen tarjoaminen ja tilausten hallinnointi (sopimuksen täytäntöönpano tai IXO ELECTRONIQUEn oikeutettu etu, kun käyttäjä toimii yrityksen puolesta);
• laskutusasiakirjojen laatiminen ja kirjanpito- ja verovelvoitteiden noudattaminen (lakisääteinen velvoite);
• tukipyyntöihin vastaaminen ja asiakassuhteen jatkuvuuden varmistaminen (sopimuksen täytäntöönpano tai oikeutettu etu);
• käytön suojaaminen, väärinkäytösten estäminen ja häiriöiden selvittäminen (oikeutettu etu suojata palvelua ja sen käyttäjiä);
• testitulosten säilyttäminen, järjestäminen ja saataville asettaminen ammattiasiakkaan ohjeiden ja valtuutusten mukaisesti (käsittely asiakkaan lukuun rekisterinpitäjänä, kun tiedot ovat henkilötietoja).

DB2:n tarkoituksena ei ole käyttää asiakkaiden testitietoja mainontaan eikä myydä niitä.

5. Pääsy tietoihin ja vastaanottajat

Tiedot ovat sovellettavien käyttöoikeuksien mukaisesti asiakkaan valtuutettujen käyttäjien sekä DB2:n ylläpidosta ja tuesta vastaavien henkilöiden saatavilla heidän tehtäviensä rajoissa. Valvontatoiminnot antavat pääsyn vain sallitun alueen tietoihin. Käyttäjän tekemät testitulokset pysyvät hänen ryhmänsä omistajan ja ylempien järjestelmänvalvojien käytettävissä myös tilin poistamisen jälkeen.

Tietoja voivat käsitellä myös palvelun kannalta tarpeelliset tekniset palveluntarjoajat, erityisesti Infomaniak Network SA palvelinpalvelun osalta, sekä kirjanpitopalvelujen tarjoajat tai viranomaiset, kun laki sitä edellyttää. Näihin pääsyoikeuksiin sovelletaan asiaankuuluvia velvoitteita.

6. Palvelinpalvelu ja kansainväliset siirrot

DB2:ta isännöi Sveitsiin sijoittautunut Infomaniak Network SA. Sveitsiä koskee Euroopan komission tietosuojan riittävyyttä koskeva päätös.

Teknisten käsittelyjen, varmuuskopioiden ja mahdollisten lisäpalvelujen sijainti riippuu tosiasiallisesti käytettävistä palveluista. Kaikkiin muihin henkilötietojen siirtoihin Euroopan talousalueen ulkopuolelle sovelletaan tarvittaessa yleisen tietosuoja-asetuksen mukaista suojamekanismia.

7. Säilytysajat

Tili- ja tilaustiedot säilytetään sopimussuhteen ajan ja sen jälkeen niin kauan kuin on tarpeen pyyntöjen käsittelemiseksi, lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi ja IXO ELECTRONIQUEn oikeuksien puolustamiseksi. Kirjanpitoaineisto säilytetään sovellettavan lakisääteisen ajan, lähtökohtaisesti kymmenen vuotta.

Testitulokset säilytetään DB2:ssa myös niiden tehneen tilin poistamisen jälkeen, ja ne pysyvät valtuutettujen tilien, erityisesti ryhmän omistajan ja ylempien järjestelmänvalvojien, oikeuksien mukaisesti saatavilla. Niiden poistaminen järjestetään sopimusehtojen ja sovellettavien lakisääteisten velvoitteiden mukaisesti.

Käyttäjän poistama tili säilytetään 8 päivän ajan, jotta se voidaan palauttaa. Tämän määräajan päätyttyä tili suljetaan lopullisesti: salasana, valokuva, istunnot, käyttöoikeustunnisteet ja liitetyt laitteet poistetaan. Nimi ja sähköpostiosoite pysyvät yhdistettyinä tilin lähettämiin testituloksiin jäljitettävyyden varmistamiseksi asiakasyrityksen ja IXO ELECTRONIQUEn oikeutetun edun perusteella; laskutustiedot säilytetään lakisääteisen ajan.

Tekniset lokit ja varmuuskopiot säilytetään rajoitetun ajan, joka määritetään turvallisuuden, ylläpidon ja palautuksen tarpeiden mukaan, ja poistetaan sen jälkeen sovellettavien teknisten menettelyjen mukaisesti.

8. Tietoturva

IXO ELECTRONIQUE SAS toteuttaa riskeihin nähden asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet tietojen suojaamiseksi, erityisesti käyttöoikeuksien hallinnan, käytön suojaamisen ja ylläpitotoimien avulla. Jos henkilötietoja koskee häiriö, yleisen tietosuoja-asetuksen ilmoitus- ja tiedotusvelvoitteita noudatetaan silloin, kun niitä edellytetään.

9. Rekisteröityjen oikeudet

Yleisessä tietosuoja-asetuksessa säädetyin edellytyksin rekisteröidyt voivat pyytää pääsyä tietoihinsa, niiden oikaisemista tai poistamista, käsittelyn rajoittamista sekä tapauksen mukaan vastustaa käsittelyä tai käyttää oikeuttaan siirtää tiedot järjestelmästä toiseen.

Tilin poistaminen profiilista vastaa pyyntöä poistaa tilin henkilötiedot. Poisto tehdään 8 päivän palautusajan päätyttyä 7. kohdassa kuvatuin edellytyksin; testitulokset sekä niiden alkuperän osoittava nimi ja sähköpostiosoite säilytetään oikeutetun edun perusteella.

Käsittelyistä, joista IXO ELECTRONIQUE on rekisterinpitäjä, pyynnöt voi lähettää osoitteeseen info@ixoelectronique.fr tai postitse yhtiön kotipaikkaan. Vastaus annetaan lakisääteisessä ajassa. Jos pyytäjän henkilöllisyydestä on perusteltua epäilyä, voidaan pyytää oikeasuhteista varmentamista.

Kun tiedot koskevat asiakasyrityksen lukuun käsiteltyjä testituloksia, rekisteröityjä pyydetään kääntymään ensisijaisesti kyseisen yrityksen puoleen, joka on rekisterinpitäjä. IXO ELECTRONIQUE avustaa sitä yleisessä tietosuoja-asetuksessa säädetyin edellytyksin.

Jokainen voi myös tehdä valituksen Ranskan tietosuojaviranomaiselle, Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL), erityisesti osoitteessa https://www.cnil.fr.

10. Evästeet

DB2 käyttää ainoastaan evästeitä, jotka ovat ehdottoman välttämättömiä alustan toiminnan ja käyttäjän pyytämän palvelun tarjoamisen kannalta. Näiden evästeiden avulla voidaan:

• säilyttää käyttäjän istunto kirjautumisen jälkeen (istuntoeväste);
• pitää käyttäjä kirjautuneena, kun hän valitsee vaihtoehdon ”Muista minut”;
• suojata lomakkeita vilpillisiltä pyynnöiltä (suojaustunniste);
• säilyttää istunnon ajan toimintaa koskevat valinnat, kuten näyttökieli.

Nämä evästeet asettaa DB2 itse. DB2 ei käytä evästeitä tai seurantatekniikoita mainontaan, kävijämittaukseen, tilastointiin, profilointiin eikä sosiaaliseen mediaan. Näiden evästeiden sisältämiä tietoja ei myydä, vuokrata eikä luovuteta kolmansille osapuolille.

Tietotekniikasta, rekistereistä ja vapauksista 6. tammikuuta 1978 annetun Ranskan lain nro 78-17 82 artiklan mukaisesti nämä evästeet, jotka ovat ehdottoman välttämättömiä käyttäjän nimenomaisesti pyytämän palvelun kannalta, eivät edellytä käyttäjän ennakkosuostumusta. Istuntoeväste vanhenee, kun käyttäjä on ollut tietyn ajan toimettomana; ”Muista minut” -eväste poistetaan uloskirjautumisen yhteydessä ja joka tapauksessa sen voimassaoloajan päättyessä.

Käyttäjä voi milloin tahansa poistaa nämä evästeet tai estää ne selaimensa asetuksista. Tällöin kirjautuminen DB2:een ja jotkin toiminnot eivät välttämättä enää toimi oikein.

Jos DB2 ottaisi käyttöön muita kuin ehdottoman välttämättömiä evästeitä tai seurantatekniikoita, ne asetettaisiin vasta sen jälkeen, kun käyttäjälle on kerrottu niistä ja häneltä on saatu ennakkosuostumus, ja tämä seloste päivitettäisiin vastaavasti.

11. Selosteen päivittäminen

Tätä selostetta voidaan muuttaa palvelun tai säännösten muutosten huomioon ottamiseksi. Voimassa oleva versio on saatavilla DB2:ssa. Käsittelyjä koskevista olennaisista muutoksista ilmoitetaan rekisteröidyille sovellettavin edellytyksin.