PERSÓNUVERNDARSTEFNA

1. Tilgangur

Í þessari stefnu er útskýrt hvernig unnið er með persónuupplýsingar í tengslum við DB2-vettvanginn fyrir fagaðila. Hún varðar einkum þá sem stofna aðgang, sjá um áskrift, nota vettvanginn eða óska eftir aðstoð.

2. Auðkenni og hlutverk IXO ELECTRONIQUE SAS

IXO ELECTRONIQUE, ZAT de Marticot, 33610 Cestas, Frakklandi, RCS Bordeaux 401 566 617, er ábyrgðaraðili þeirrar vinnslu sem nauðsynleg er til að stjórna vettvanginum, aðgöngum, áskriftum, greiðslum, beiðnum um aðstoð og öryggi.

Að því er varðar gögn í niðurstöðum prófana sem viðskiptavinir félagsins í atvinnurekstri velja að láta vinna í DB2 kemur IXO ELECTRONIQUE, þegar gögnin eru persónuupplýsingar, að jafnaði fram sem vinnsluaðili fyrir hönd viðskiptavinarins, sem ákveður tilgang og notkun þeirra. Skyldur aðila í þessu sambandi eru tilgreindar í samningsákvæðum þeirra um vinnslu.

Tengiliður varðandi persónuvernd: info@ixoelectronique.fr.

3. Flokkar gagna sem unnið er með

Eftir því hvaða aðgerðir eru notaðar getur DB2 unnið með:

• gögn um notendur: auðkenni, samskiptaupplýsingar í starfi, fyrirtæki, innskráningarupplýsingar, aðgangsréttindi og tengdar stillingar;
• gögn um viðskiptastjórnun: valda áskriftarleið, fjölda prófara, dagsetningar áskriftar, upplýsingar um pöntun, reikningagerð og greiðslur;
• tæknileg gögn: IP-tölur, tengingarupplýsingar, öryggisatvik og atvikaskrár sem nauðsynlegar eru til að stjórna vettvanginum;
• niðurstöður rafgeymaprófana: auðkenni prófarans, dagsetningar, mælingar, skýrslur og viðbótarupplýsingar sem notendur skrá, sem geta innihaldið auðkenni ökutækja eða aðrar upplýsingar sem kunna að vera persónuupplýsingar.

Niðurstöðurnar koma einkum úr skilaboðum sem BMIS-þjónusta Midtronics sendir eða úr upplýsingum sem notendur bæta við. Midtronics ber áfram ábyrgð á eigin vinnslu með þeim skilyrðum sem um félagið gilda.

4. Tilgangur og lagagrundvöllur

Gögnin eru notuð til að:

• stofna og stjórna aðgöngum, veita þær aðgerðir sem samið var um og hafa umsjón með áskriftum (efndir samnings, eða lögmætir hagsmunir IXO ELECTRONIQUE þegar notandinn kemur fram fyrir hönd fyrirtækis);
• gefa út reikningsgögn og uppfylla bókhalds- og skattskyldur (lagaskylda);
• svara beiðnum um aðstoð og tryggja samfellu í viðskiptasambandinu (efndir samnings eða lögmætir hagsmunir);
• tryggja öryggi aðgangs, koma í veg fyrir misnotkun og greina atvik (lögmætir hagsmunir af því að vernda þjónustuna og notendur hennar);
• hýsa, skipuleggja og gera niðurstöður prófana aðgengilegar í samræmi við fyrirmæli og heimildir viðskiptavinarins (vinnsla fyrir hönd viðskiptavinarins sem ábyrgðaraðila, þegar gögnin eru persónuupplýsingar).

DB2 er ekki ætlað að nota prófunargögn viðskiptavina í auglýsingaskyni eða selja þau.

5. Aðgangur og viðtakendur

Upplýsingarnar eru, í samræmi við gildandi heimildir, aðgengilegar heimiluðum notendum viðskiptavinarins og þeim sem annast rekstur og aðstoð DB2, innan marka verkefna þeirra. Umsjónaraðgerðir veita aðeins aðgang að gögnum innan heimilaðs umfangs. Niðurstöður prófana sem notandi hefur gert eru áfram aðgengilegar eiganda hóps hans og æðri stjórnendum, jafnvel eftir að aðgangi hans hefur verið eytt.

Gögnin geta einnig verið unnin af tæknilegum þjónustuveitendum sem nauðsynlegir eru fyrir þjónustuna, einkum Infomaniak Network SA fyrir hýsingu, svo og af bókhaldsþjónustum eða yfirvöldum þegar lög krefjast þess. Um þennan aðgang gilda viðeigandi skyldur.

6. Hýsing og flutningur milli landa

DB2 er hýst hjá Infomaniak Network SA, félagi með staðfestu í Sviss. Um Sviss gildir ákvörðun framkvæmdastjórnar ESB um fullnægjandi persónuvernd.

Staðsetning tæknilegrar vinnslu, afrita og hugsanlegrar viðbótarþjónustu ræðst af þeirri þjónustu sem raunverulega er notuð. Um allan annan flutning persónuupplýsinga út fyrir Evrópska efnahagssvæðið gildir, þegar við á, verndarráðstöfun sem samræmist almennu persónuverndarreglugerðinni (GDPR).

7. Varðveislutími

Upplýsingar um aðgang og áskrift eru varðveittar meðan samningssambandið varir og síðan eins lengi og nauðsynlegt er til að afgreiða beiðnir, uppfylla lagaskyldur og verja réttindi IXO ELECTRONIQUE. Bókhaldsgögn eru varðveitt í þann tíma sem lög mæla fyrir um, að jafnaði tíu ár.

Niðurstöður prófana eru varðveittar í DB2, jafnvel eftir að aðgangi sem gerði þær hefur verið eytt, og eru áfram aðgengilegar í samræmi við réttindi heimilaðra aðganga, einkum eiganda hópsins og æðri stjórnenda. Eyðing þeirra fer fram í samræmi við samningsskilmála og gildandi lagaskyldur.

Aðgangur sem notandi eyðir er varðveittur í 8 daga svo hægt sé að endurheimta hann. Að þeim fresti liðnum er aðganginum lokað endanlega: lykilorði, mynd, setum, aðgangslyklum og tengdum tækjum er eytt. Nafn og netfang haldast tengd niðurstöðum prófana sem aðgangurinn sendi, til að tryggja rekjanleika, á grundvelli lögmætra hagsmuna viðskiptavinarins og IXO ELECTRONIQUE; reikningsupplýsingar eru varðveittar í lögbundinn tíma.

Tæknilegar atvikaskrár og afrit eru varðveitt í takmarkaðan tíma, sem ákveðinn er eftir þörfum öryggis, viðhalds og endurheimtar, og síðan eytt samkvæmt viðeigandi tæknilegum verklagsreglum.

8. Öryggi

IXO ELECTRONIQUE SAS beitir tæknilegum og skipulagslegum ráðstöfunum sem hæfa áhættunni til að vernda gögnin, einkum með stjórnun heimilda, öruggum aðgangi og viðhaldsaðgerðum. Komi upp atvik sem varðar persónuupplýsingar eru tilkynningar- og upplýsingaskyldur almennu persónuverndarreglugerðarinnar uppfylltar þegar þess er krafist.

9. Réttindi skráðra einstaklinga

Með þeim skilyrðum sem almenna persónuverndarreglugerðin kveður á um geta skráðir einstaklingar óskað eftir aðgangi að gögnum sínum, leiðréttingu eða eyðingu þeirra, takmörkun vinnslu og, eftir atvikum, andmælt vinnslunni eða nýtt rétt sinn til að flytja eigin gögn.

Eyðing aðgangs úr prófílnum jafngildir beiðni um eyðingu persónuupplýsinga aðgangsins. Hún fer fram að loknum 8 daga endurheimtarfresti, með þeim skilyrðum sem lýst er í kafla 7; niðurstöður prófana, ásamt nafni og netfangi sem sýna uppruna þeirra, eru varðveittar á grundvelli lögmætra hagsmuna.

Varðandi vinnslu sem IXO ELECTRONIQUE ber ábyrgð á má senda beiðnir á info@ixoelectronique.fr eða með pósti á skráð aðsetur. Svar er veitt innan lögbundinna fresta. Ef rökstuddur vafi leikur á um auðkenni þess sem leggur fram beiðni má fara fram á hæfilega sannprófun.

Þegar upplýsingarnar varða niðurstöður prófana sem unnar eru fyrir hönd fyrirtækis í viðskiptum eru skráðir einstaklingar hvattir til að snúa sér fyrst til þess fyrirtækis, sem er ábyrgðaraðili. IXO ELECTRONIQUE aðstoðar það með þeim skilyrðum sem almenna persónuverndarreglugerðin kveður á um.

Hver sem er getur einnig lagt fram kvörtun til frönsku persónuverndarstofnunarinnar, Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL), einkum á https://www.cnil.fr.

10. Vafrakökur

DB2 notar eingöngu vafrakökur sem eru bráðnauðsynlegar fyrir virkni vettvangsins og til að veita þá þjónustu sem notandinn óskar eftir. Þessar vafrakökur gera kleift að:

• viðhalda setu notandans eftir innskráningu (setukaka);
• halda notandanum innskráðum þegar hann hakar við valkostinn „Muna eftir mér“;
• vernda eyðublöð gegn sviksamlegum beiðnum (öryggistákn);
• geyma val á virkni, svo sem birtingartungumál, meðan setan varir.

Þessum vafrakökum er komið fyrir af DB2 sjálfu. DB2 notar engar vafrakökur eða rakningartækni í auglýsingaskyni, til aðsóknarmælinga, tölfræði, persónusniðs eða fyrir samfélagsmiðla. Upplýsingarnar í þessum vafrakökum eru hvorki seldar, leigðar né framseldar þriðju aðilum.

Í samræmi við 82. gr. frönsku laganna nr. 78-17 frá 6. janúar 1978 um upplýsingatækni, skrár og frelsi krefjast þessar vafrakökur, sem eru bráðnauðsynlegar fyrir þá þjónustu sem notandinn óskar sérstaklega eftir, ekki fyrirfram samþykkis hans. Setukakan rennur út eftir tiltekinn tíma án virkni; kakan „Muna eftir mér“ er fjarlægð við útskráningu og í öllu falli þegar gildistími hennar rennur út.

Notandinn getur hvenær sem er eytt eða lokað fyrir þessar vafrakökur í stillingum vafrans síns. Í því tilviki getur verið að innskráning í DB2 og sumar aðgerðir virki ekki lengur sem skyldi.

Ef DB2 tæki í notkun aðrar vafrakökur eða rakningartækni sem eru ekki bráðnauðsynlegar yrði þeim aðeins komið fyrir eftir að notandinn hefur verið upplýstur og veitt fyrirfram samþykki sitt, og þessi stefna yrði uppfærð til samræmis.

11. Uppfærsla stefnunnar

Þessari stefnu kann að verða breytt til að taka mið af breytingum á þjónustunni eða reglum. Gildandi útgáfa er aðgengileg á DB2. Skráðum einstaklingum er tilkynnt um allar verulegar breytingar á vinnslunni með þeim skilyrðum sem við eiga.