PRIVACYBELEID

1. Voorwerp

Dit beleid legt uit hoe persoonsgegevens worden verwerkt in het kader van het professionele platform DB2. Het betreft met name de personen die een account aanmaken, een abonnement beheren, het platform gebruiken of om ondersteuning vragen.

2. Identiteit en rol van IXO ELECTRONIQUE SAS

IXO ELECTRONIQUE, ZAT de Marticot, 33610 Cestas, Frankrijk, RCS Bordeaux 401 566 617, is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerkingen die nodig zijn voor het beheer van het platform, de accounts, de abonnementen, de betalingen, de ondersteuningsverzoeken en de beveiliging.

Voor de gegevens in de testresultaten die haar professionele klanten in DB2 laten verwerken, treedt IXO ELECTRONIQUE, wanneer het om persoonsgegevens gaat, in beginsel op als verwerker voor rekening van de klant, die de doeleinden en het gebruik ervan bepaalt. De verplichtingen van de partijen in dit verband zijn vastgelegd in hun contractuele verwerkersbepalingen.

Contact voor gegevensbescherming: info@ixoelectronique.fr.

3. Categorieën verwerkte gegevens

Afhankelijk van de gebruikte functies kan DB2 het volgende verwerken:

• gegevens over de gebruikers: identiteit, zakelijke contactgegevens, onderneming, accountgegevens, toegangsrechten en bijbehorende instellingen;
• gegevens voor het commerciële beheer: gekozen plan, aantal testers, abonnementsdata, bestel-, facturatie- en betalingsgegevens;
• technische gegevens: IP-adressen, verbindingsinformatie, beveiligingsgebeurtenissen en logbestanden die nodig zijn voor het beheer van het platform;
• resultaten van batterijtests: identificatie van de tester, data, metingen, rapporten en aanvullende informatie die door de gebruikers is ingevoerd, die voertuigidentificaties of andere mogelijk persoonlijke gegevens kan bevatten.

De resultaten zijn met name afkomstig van de berichten die de BMIS-dienst van Midtronics verstuurt of van door de gebruikers toegevoegde informatie. Midtronics blijft verantwoordelijk voor haar eigen verwerkingen, onder de voorwaarden die op haar van toepassing zijn.

4. Doeleinden en rechtsgronden

De gegevens worden gebruikt om:

• accounts aan te maken en te beheren, de afgesloten functies te leveren en de abonnementen te beheren (uitvoering van de overeenkomst, of gerechtvaardigd belang van IXO ELECTRONIQUE wanneer de gebruiker namens een onderneming handelt);
• facturatiedocumenten op te stellen en de boekhoudkundige en fiscale verplichtingen na te komen (wettelijke verplichting);
• ondersteuningsverzoeken te beantwoorden en de continuïteit van de klantrelatie te verzekeren (uitvoering van de overeenkomst of gerechtvaardigd belang);
• toegangen te beveiligen, misbruik te voorkomen en incidenten te diagnosticeren (gerechtvaardigd belang om de dienst en zijn gebruikers te beschermen);
• de testresultaten te hosten, te ordenen en beschikbaar te stellen volgens de instructies en machtigingen van de professionele klant (verwerking voor rekening van de klant als verwerkingsverantwoordelijke, wanneer het om persoonsgegevens gaat).

DB2 is niet bedoeld om de testgegevens van klanten voor reclamedoeleinden te gebruiken of te verkopen.

5. Toegang en ontvangers

De informatie is, volgens de toepasselijke machtigingen, toegankelijk voor de geautoriseerde gebruikers van de klant en voor de personen die belast zijn met de exploitatie en ondersteuning van DB2, binnen de grenzen van hun taken. Toezichtfuncties geven alleen toegang tot gegevens binnen het toegestane domein. De testresultaten die door een gebruiker zijn uitgevoerd, blijven toegankelijk voor de eigenaar van zijn groep en voor de hogere beheerders, ook na de verwijdering van zijn account.

De gegevens kunnen ook worden verwerkt door de technische dienstverleners die nodig zijn voor de dienst, met name Infomaniak Network SA voor de hosting, en door boekhoudkundige dienstverleners of autoriteiten wanneer de wet dat vereist. Deze toegang is onderworpen aan de toepasselijke verplichtingen.

6. Hosting en internationale doorgiften

DB2 wordt gehost door Infomaniak Network SA, een in Zwitserland gevestigde onderneming. Voor Zwitserland geldt een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie inzake gegevensbescherming.

De locatie van de technische verwerkingen, de back-ups en eventuele aanvullende diensten hangt af van de daadwerkelijk gebruikte diensten. Elke andere doorgifte van persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte is, waar van toepassing, onderworpen aan een beschermingsmechanisme dat voldoet aan de AVG.

7. Bewaartermijnen

Account- en abonnementsgegevens worden bewaard gedurende de contractuele relatie en vervolgens zolang als nodig is voor de behandeling van verzoeken, de naleving van wettelijke verplichtingen en de verdediging van de rechten van IXO ELECTRONIQUE. Boekhoudstukken worden bewaard gedurende de toepasselijke wettelijke termijn, in beginsel tien jaar.

Testresultaten worden in DB2 bewaard, ook na de verwijdering van het account waarmee ze zijn uitgevoerd, en blijven toegankelijk volgens de rechten van de geautoriseerde accounts, met name de groepseigenaar en de hogere beheerders. De verwijdering ervan wordt geregeld overeenkomstig de contractuele voorwaarden en de toepasselijke wettelijke verplichtingen.

Een door de gebruiker verwijderd account wordt 8 dagen bewaard zodat het kan worden hersteld. Na afloop van deze termijn is het account definitief gesloten: het wachtwoord, de foto, de sessies, de toegangstokens en de gekoppelde apparaten worden gewist. De naam en het e-mailadres blijven gekoppeld aan de door het account doorgegeven testresultaten om de herleidbaarheid ervan te waarborgen, op grond van het gerechtvaardigd belang van het klantbedrijf en van IXO ELECTRONIQUE; de factureringsgegevens worden gedurende de wettelijke termijn bewaard.

Technische logbestanden en back-ups worden gedurende beperkte termijnen bewaard, vastgesteld op basis van de behoeften inzake beveiliging, onderhoud en herstel, en vervolgens verwijderd volgens de toepasselijke technische procedures.

8. Beveiliging

IXO ELECTRONIQUE SAS neemt technische en organisatorische maatregelen die aan de risico’s zijn aangepast om de gegevens te beschermen, met name door het beheer van machtigingen, de beveiliging van toegangen en onderhoudswerkzaamheden. Bij een incident met persoonsgegevens worden de meldings- en informatieverplichtingen van de AVG nageleefd wanneer die vereist zijn.

9. Rechten van betrokkenen

Onder de voorwaarden van de AVG kunnen betrokkenen inzage in hun gegevens vragen, rectificatie of wissing ervan, beperking van de verwerking en, naargelang het geval, bezwaar maken tegen de verwerking of hun recht op overdraagbaarheid uitoefenen.

De verwijdering van het account vanuit het profiel geldt als een verzoek tot wissing van de persoonsgegevens van het account. Zij wordt uitgevoerd na afloop van de herstelperiode van 8 dagen, onder de voorwaarden beschreven in sectie 7; de testresultaten, evenals de naam en het e-mailadres die de herkomst ervan aangeven, worden bewaard op grond van het gerechtvaardigd belang.

Voor de verwerkingen waarvoor IXO ELECTRONIQUE verantwoordelijk is, kunnen verzoeken worden gericht aan info@ixoelectronique.fr of per post aan de maatschappelijke zetel. Er wordt binnen de wettelijke termijnen geantwoord. Bij redelijke twijfel over de identiteit van de verzoeker kan een evenredige verificatie worden gevraagd.

Wanneer de informatie betrekking heeft op testresultaten die voor rekening van een klantonderneming worden verwerkt, worden betrokkenen verzocht zich eerst tot die onderneming, als verwerkingsverantwoordelijke, te wenden. IXO ELECTRONIQUE staat haar bij onder de voorwaarden van de AVG.

Iedereen kan ook een klacht indienen bij de Franse toezichthouder voor gegevensbescherming, de Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL), met name via https://www.cnil.fr.

10. Cookies

DB2 gebruikt uitsluitend cookies die strikt noodzakelijk zijn voor de werking van het platform en voor het leveren van de door de gebruiker gevraagde dienst. Deze cookies maken het mogelijk om:

• de sessie van de gebruiker na het inloggen te behouden (sessiecookie);
• de gebruiker ingelogd te houden wanneer hij de optie ‘Onthoud mij’ aanvinkt;
• formulieren te beschermen tegen frauduleuze verzoeken (beveiligingstoken);
• tijdens de sessie werkingskeuzes, zoals de weergavetaal, te bewaren.

Deze cookies worden door DB2 zelf geplaatst. DB2 gebruikt geen cookies of trackers voor reclame, bezoekersmeting, statistieken, profilering of sociale netwerken. De informatie in deze cookies wordt niet verkocht, verhuurd of aan derden overgedragen.

Overeenkomstig artikel 82 van de Franse wet nr. 78-17 van 6 januari 1978 betreffende informatica, bestanden en vrijheden vereisen deze cookies, die strikt noodzakelijk zijn voor de uitdrukkelijk door de gebruiker gevraagde dienst, geen voorafgaande toestemming. De sessiecookie verloopt na een periode van inactiviteit; de cookie ‘Onthoud mij’ wordt bij het uitloggen verwijderd en in elk geval aan het einde van de geldigheidsduur.

De gebruiker kan deze cookies op elk moment verwijderen of blokkeren via de instellingen van zijn browser. In dat geval werken het inloggen bij DB2 en sommige functies mogelijk niet meer correct.

Mocht DB2 andere cookies of trackers gebruiken die niet strikt noodzakelijk zijn, dan zouden deze pas worden geplaatst nadat de gebruiker is geïnformeerd en zijn voorafgaande toestemming heeft gegeven, en zou dit beleid dienovereenkomstig worden bijgewerkt.

11. Bijwerking van het beleid

Dit beleid kan worden gewijzigd om rekening te houden met ontwikkelingen van de dienst of de regelgeving. De geldende versie is beschikbaar op DB2. Elke wezenlijke wijziging van de verwerkingen wordt onder de toepasselijke voorwaarden ter kennis van de betrokkenen gebracht.